Jak skutecznie wdrożyć aplikację WMS? 5 dobrych rad

Magazyn wysokiego składowania z właściwie wdrożoną aplikacją WMS jest jak dobrze naoliwiona maszyna. Sprawnie działa, nie zna przestojów i przynosi zyski właścicielowi. Gorzej jednak, jeśli system WMS zostaje zaimplementowany do firmy bez adekwatnej wiedzy o jej działaniu i odpowiedniego przygotowania. Wtedy maszyna może się zatrzeć, spowolnić, a nawet stanąć w miejscu.

Co zrobić, żeby wprowadzenie systemu do zarządzania magazynem było strzałem w dziesiątkę, a nie w kolano? Oto 5 dobrych rad będących wynikiem dziesiątek wdrożeń u klientów Comarch.

Komunikacja to podstawa

Gdy kupujemy nowe mieszkanie i chcemy by ładnie ono wyglądało, często korzystam z usług architekta wnętrz projektującego dla nas przestrzeń, w której będziemy się dobrze czuli. Nie oznacza to jednak, że w momencie podpisania umowy z taką osobą nasza rola się kończy i cały reszta działań należy do niej. Jeśli mamy być faktycznie zadowoleni z tego, jak będzie wyglądało nasze mieszkanie, musimy aktywnie uczestniczyć w procesie, by projektant mógł poznać nasze potrzeby i oczekiwania.
Z wdrażaniem aplikacji WMS jest podobnie. Bez obustronnej komunikacji i informowania się zarówno o potrzebach (pracowników magazynu), jak i ograniczeniach (możliwości systemu) trudno o stworzenie idealnego rozwiązania. By dostarczyć klientowi produkt, który spełni jego oczekiwania i przede wszystkim ułatwi pracę, obie strony muszą prowadzić ze sobą dialog. I to od początku (tworzenie projektu) do samego końca (wdrażanie systemu, uruchomienie, szkolenia).

Wyznaczenie kompetentnej osoby lub całego zespołu projektowego

Trudno o sprawną komunikację na linii dostawca WMS – klient, jeśli po stronie klienta nie ma wyznaczonej osoby do prowadzenia tej sprawy. Wyznaczenie osoby dedykowanej do tego zadania – i przede wszystkim kompetentnej w tym zakresie – jest bardzo istotne z kilku powodów. 
Po pierwsze, im dogłębniej ta osoba zna procesy zachodzące w firmie, tym więcej wiedzy, cennych wskazówek i niuansów przekaże dostawcy oprogramowania. Dzięki czemu będzie mógł on dostosować aplikację WMS do potrzeb klienta. W związku z czym, raczej nie sprawdzi się w tej roli informatyk czy inny pracownik, który zna wyłącznie wycinek procesu i nie ma realnego kontaktu z pracą w magazynie. Najlepiej jeśli byłby to zespół osób z różnych obszarów w jakich aplikacja ma być używana.
Po drugie, w momencie kiedy po stronie firmy zarządzającej magazynem jest powołana osoba lub cały zespół do tego projektu, proces przygotowywania i wdrażania systemu WMS może być zrealizowany nawet kilkukrotnie szybciej. Niestety, w sytuacji, gdy zajmuje się tym ktoś z doskoku, kto na co dzień ma zupełnie inne obowiązki w firmie, a kontakt z dostawcą oprogramowania traktuje jako zło konieczne, projekt mocno rozciąga się w czasie. Co najgorsze, cierpi na tym również jego jakość.

Im lepsza analiza wymagań, tym więcej korzyści dla klienta

Wracając do analogii z mieszkaniem – jedni wolą mieszkać na przedmieściach i mieć spokój, inni w środku miasta, by czuć, że są w centrum wydarzeń. Są osoby, którym odpowiada niewielka kawalerka, byleby z ładnym widokiem za oknem, inni z kolei potrzebują M4, a otocznie nie jest dla nich tak istotne. Jednak w każdym z tych przypadków najpierw trzeba zadać sobie pytanie „co jest dla mnie istotne?”, „jakie mam potrzeby?” i „na czym mi zależy?”. Tak samo jest z aplikacją WMS.
Podstawa to właściwe zdefiniowanie celów i potrzeb. Jeśli klient jest ich świadomy, to będzie w stanie przekazać je wypełniając dokumenty analizy wymagań dostarczone przez dział wdrożeń producenta WMS. To zaowocuje lepiej dostosowanymi modyfikacjami aplikacji, a w ostateczności sprawi, że już wdrożony system do zarządzania magazynem przyniesie klientowi więcej korzyści. Dlatego tak ważna jest samoświadomość potrzeb i skrupulatna analiza wymagań.

Ustalenie priorytetów

W trakcie zbierania informacji od klienta, dostawca oprogramowania powinien przypisać podane wymagania do czterech poziomów istotności:
– must – te funkcjonalności są kluczowe dla klienta i koniecznie muszą znaleźć się w aplikacji (wracając do analogii z mieszkaniem: drzwi i okna),
– should – te są bardzo ważne, ale bez nich system wciąż będzie działał (balkon),
– could – te miło, jeśli pojawią się w gotowym rozwiązaniu, ale jeśli ich nie będzie, to nic się nie stanie (ogrzewanie podłogowe zamiast kaloryferów na ścianach),
– won’t – te z kolei są zbędne i w pierwszej kolejności można je pominąć przy projektowaniu modyfikacji do aplikacji (prywatna bezpośrednia winda do mieszkania).
Każdy system ma jakieś ograniczenia, a nawet jeśli nie sam system, to ludzie, którzy go obsługują. Czasem usunięcie jednej funkcjonalności sprawia, że system jest kilkukrotnie bardziej wydajny, a usunięcie jednego przycisku z interfejsu użytkownika powoduje, że jest on czytelniejszy dla osób, które go obsługują. Innymi słowy, czasem mniej znaczy więcej. Ułożenie hierarchii potrzeb pozwala ustalić, które elementy aplikacji wniosą realną korzyść dla klienta, a które niekoniecznie.

Bez testów się nie obędzie

Nawet najlepiej zaprojektowany system, skrojony w sam raz pod potrzeby zamawiającego, musi przejść fazę testów, by móc korzystać w pełni z jego możliwości. Oprogramowanie do zarządzania magazynem nie jest tu wyjątkiem.
Bywa, że klienci nie są tego świadomi i sądzą, że w pierwszym dniu odebrania aplikacji WMS od producenta będą używać jej na pełnych obrotach. By przesiadkę na nowym system przeprowadzić gładko i bezawaryjnie warto robić to etapami, na każdym z nich sprawdzając, czy wszystko działa jak powinno. Testy nowego oprogramowania w środowisku docelowym są konieczne, jednak z właściwym partnerem czas ich trwania można ograniczyć do minimum.

Jeśli szukasz systemu do zarządzania magazynem wysokiego składowania lub masz wątpliwości związane wdrożeniem takiego rozwiązania, wyślij zgłoszenie na zlecenie@gamatronic.pl. Nasz pracownik odopowie na wszystkie Twoje pytania i zapewni fachowe wsparcie.

źródło: Comarch