Jakie korzyści niesie robotyzacja dla małych i średnich firm?

Robotyzacja procesów biznesowych

Robotyzacja procesów w praktyce

RPA (ang. Robotic Process Automation) – robotyzacja procesów biznesowych to inaczej wykorzystanie narzędzi informatycznych do wspierania pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach. Narzędzia są programowalne, a procesy przez nie obsługiwane są oparte w przeważającej części na wiedzy i praktyce biznesowej w zakresie zarządzania i optymalizacji pracy w firmach.

Robotyzacja – korzyści z zaprogramowanej automatyzacji procesów

Jeszcze niedawno wydawało się, że robotyzacja jest dostępna wyłącznie dla dużych organizacji biznesowych. W dobie postępującej digitalizacji roboty software’owe dostępne są już praktycznie dla każdej firmy na każdym etapie jej rozwoju. Robotyzacja bardzo często idzie w parze z Uczeniem Maszynowym (ML – Machine Learning) oraz Sztuczną Inteligencją (AI– Artificial Intelligence), które znacznie wspierają jej działanie.

Oto korzyści jakie niesie robotyzacja procesów w firmie:

• Praktycznie całkowite wyeliminowanie tzw. „błędu ludzkiego”
• Odciążenie pracowników od powtarzalnych procesów
• Wzrost wydajności i efektywności powierzonych robotom zadań
• Wielozadaniowość i praca 24h na dobę
• Optymalizacja procesów
• Odzyskanie zasobów ludzkich poprzez eliminację powtarzalnych zadań
• Praca dużej ilości dokumentów/procesów jednocześnie
• Redukcja kosztów

Robotyzacja procesów biznesowych w systemach Comarch ERP

Robotyzacja za pomocą silnika modelowania procesów

W systemach oferowanych dla dużych i średnich przedsiębiorstw, jakim jest Comarch ERP XL, bardzo istotnym elementem związanym z Robotic Process Automation (RPA) jest wykorzystanie silnika modelowania procesów biznesowych (BPM). Za jego pomocą możliwe jest symulowanie wykonywania pracy użytkownika przez oprogramowanie klasy ERP. Istotnym elementem silnika procesów jest możliwość zdefiniowania warunków, przy których dana operacja jest wykonywana. Zastosowanie robotyzacji pozwala dodatkowo kontrolować procesy przy wystąpieniach nieoczekiwanych zdarzeń zewnętrznych.

Przykładowe scenariusze, które mogą być zastosowane dzięki robotyzacji to:

• automatyczne wystawienie, zatwierdzenie i wysłanie na wskazany adres poczty elektronicznej faktury sprzedaży na podstawie utworzonego w systemie dokumentu wydania zewnętrznego;
• bieżąca weryfikacja poziomu należności kontrahenta przy rejestracji zamówienia i zablokowanie jego przyjęcia w przypadku przekroczenia ustalonych reguł dotyczących kredytu kupieckiego;
• cykliczne wysyłanie informacji do kontrahenta (oraz jego opiekuna handlowego) na temat zaległych płatności;
• automatyczne rozliczenie zleceń produkcyjnych po wykonaniu poszczególnych operacji przez osoby znajdujące się na hali produkcyjnej;
• generowanie zamówienia zakupu do domyślnych dostawców na odpowiednią ilość towaru czy surowca na podstawie samoczynnie wykonywanego mechanizmu bilansowania potrzeb materiałowych bądź produktowych;
• przygotowanie propozycji zamówień zakupu do akceptacji przez osobę odpowiedzialną za dostępność towarów, czy surowców;
• automatyczna akceptacja przygotowanej oferty sprzedaży w przypadku zastosowania poziomu cen przez sprzedawcę gwarantującego zakładany poziom marży;
• księgowanie dokumentów w oparciu o ustalony schematami zgodnie z ustalonym terminem, np. w godzinach nocnych, dzięki czemu osoba z działu księgowości może na drugi dzień wyłącznie zweryfikować ewentualne błędy w księgowaniu, bez konieczności ręcznego uruchamiania każdego procesu wprowadzania danych na konta księgowe.

Rekomendowanie wzorców opisów analitycznych

W wielu firmach każdy dokument kosztowy wymaga dekretacji – wskazania odpowiedniego MPK kosztowego, rodzaju kosztów, czy projektu, którego dany dokument dotyczy. W ramach Comarch ERP XL oczywiście również istnieje taka możliwość. Okazuje się, że niejednokrotnie opisy te są powtarzalne i mogą być ujęte we wzorce, np. faktura za energię elektryczną jest każdorazowo dekretowana w ten sam sposób. Takie wzorcowe opisy mogą być utworzone ręcznie, lecz Comarch ERP został wyposażony w mechanizm automatyzujący ten proces. Narzędzia robotyzacji analizują wprowadzane wartości i pozycje w opisach analitycznych dokumentów kosztowych i na ich podstawie system proponuje utworzenie nowego wzorca opisu analitycznego, bądź podpowiada użycie jednego z istniejących. W efekcie użytkownik nie musi samodzielnie zastanawiać się nad całym opisem, weryfikuje jedynie, czy zarekomendowana przez system dekretacja jest odpowiednia dla danego dokumentu.

Przeciętny proces biznesowy w rozwiązaniu ERP dla dużych korporacji przebiega przez wiele działów, składa się z wielu indywidualnych kroków, wymaga dużej liczby źródeł danych, ma stosunkowo wysoką złożoność i potencjalnie dużo miejsca na błędy. Tym bardziej, aby korzystać z najnowszych technologii w celu zmniejszenia liczby błędów, w miarę możliwości zautomatyzować proces i sprawić, by założone procesy przebiegały płynnie bez zbędnej interwencji użytkownika.

W tym momencie pojawia się robotyzacja (RPA). Comarch ERP Enterprise oferuje przede wszystkim potężny silnik „Workflow”, który pozwala użytkownikom łatwo i szybko definiować przepływy pracy, które:

• Monitorują statusy, warunki, wartości i zmiany w dokumentach
• Powiadomią użytkowników lub administratorów o określonym zdarzeniu
• Sprawdzą warunki w ustalonych momentach
• Generują dokumenty
• Uruchomiają operacje cykliczne, oparte na zdefiniowanych warunkach
• Komunikują z systemami zewnętrznymi zarówno po stronie wejścia, jak i wyjścia

Najważniejszym elementem jest możliwość interakcji z systemami zewnętrznymi. Ponieważ rozwiązanie ERP nigdy nie działa samodzielnie, niezwykle ważne jest, aby móc łączyć ze sobą procesy z różnych systemów. W ten sposób możemy zacząć budować naprawdę zintegrowane procesy biznesowe zamiast każdego systemu działającego na własnej „wyspie”.

Przykładem może być faktura od dostawcy, która jest skanowana przez OCR w rozwiązaniu DMS, a potem przekazywana do ERP, a następnie do portalu dostawcy, wskazując wynik i uruchamiając płatność.

Za pomocą zrobotyzowanej automatyzacji procesów, proces może wyglądać mniej więcej tak:

1. OCR skanuje dokument
2. DMS rozpoznaje go jako fakturę od dostawcy, skanuje dokument w celu uzyskania obowiązkowych informacji i uruchamia generowanie faktury od dostawcy
3. System ERP otrzymuje fakturę od dostawcy, sprawdza, czy wszystkie zafakturowane ilości rzeczywiście zostały dostarczone i czy wszystkie inne warunki i ograniczenia zostały spełnione
4. ERP uruchamia generowanie aktualizacji statusu w portalu dostawcy i uruchamia płatność
5. Portal dostawcy informuje dostawcę o aktualizacji statusu i oczekującej płatności.

Jeśli wszystkie warunki są spełnione, cały przepływ w kilku systemach przebiega całkowicie automatycznie, a w przypadku wystąpienia problemów proces informuje właściwego użytkownika odpowiednimi informacjami, aby mógł podjąć szybką i opartą na dostarczonych danych decyzję oraz przywrócić proces na właściwe tory.

System Comarch ERP Altum został wyposażony w narzędzia pozwalające na autonomiczne wykonanie powtarzalnej pracy, która może zostać oparta o zdefiniowane algorytmy. Raz zaprogramowany proces będzie automatycznie wykonywał zaplanowane czynności zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami pracy. Roboty w Comarch ERP Altum umożliwiają informowanie użytkowników o pojawieniu się konkretnej sytuacji w systemie i wskazywanie pracy do wykonania. Innym efektem takiej automatyzacji jest również możliwość takiego zaprogramowania automatu (robota), który całkowicie niezależnie przygotuje w systemie ERP potrzebny dokument, wypełniając go odpowiednimi danymi. W kolejnych etapach procesu automat może podjąć dalsze prace np. zatwierdzić i wydrukować stworzony przez siebie dokument lub przesłać go do systemu kontrahenta. Robotyzacja procesów w Comarch ERP Altum pozwala na automatyczną obsługę takiego samego zakresu pracy, który mógłby być wykonany przez pracownika z wykorzystaniem interfejsu systemu.

Przykłady automatyzacji procesów:

• Samoistne przygotowanie Zamówień Zakupu na podstawie Bilansu Stanów Towarów
• Automatyzacja działań w ramach transakcji wewnętrznych pomiędzy firmami działającymi w jednej, wielofirmowej strukturze

W przypadku systemu dla małych i średnich przedsiębiorstw robotyzacja procesów opiera się głównie na pomocy jego użytkownikom w usprawnieniu codziennej pracy. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić im cenny czas, ale także eliminuje możliwe błędy.

Przykłady automatyzacji procesów w systemie Comarch ERP Optima:

• Automatyczne weryfikowanie statusu i danych kontrahenta w spisie podatników VAT
• Seryjne operacje na wielu kontrahentach, towarach, pracownikach, dokumentach czy też bazach danych
• Automatyczne nadawanie kodów EAN
• Wymiana danych z serwisami bankowymi
• Optyczna weryfikacja i wprowadzanie dokumentów kosztowych do systemu z wykorzystaniem usługi OCR 
• Automatyczna windykacja należności
• Powiadomienia i przypomnienia w formie e-mail i SMS do pracowników i kontrahentów
• Aktualizacja kursów walut

Robotyzacja procesów jest w zasięgu również małych firm, dla których adresujemy system Comarch ERP XT. Użyte roboty sprawiają, że program czasami „pomyśli” za użytkownika oraz wykona za niego pewne akcje. Inteligentne podpowiedzi podczas wystawiania dokumentów, wysyłki dokumentów do księgowości, czy wysyłki plików JPK i deklaracji do urzędów to tylko nieliczne przykłady.

System na każdym kroku szuka miejsc, zwłaszcza w obszarze fakturowania, i czynności, przy których przy pomocy robota może wyręczyć pracownika i podpowiedzieć mu szybsze lub prostsze rozwiązanie. Bardzo dobrym przykładem jest wykorzystanie Sztucznej Inteligencji do weryfikacji i podpowiedzi wystawiania i wysyłania faktur cyklicznych. Kolejnym jest podpowiedź, z jakich funkcji najczęściej korzysta operator i wyciągnięcie ich na pulpit w taki sposób, aby kolejne ich użycie było jak najszybsze. System ma też możliwość komunikacji i wymiany danych z bankami, automatycznie jest proponowany szablon wydruku faktury.

Operator systemu informowany jest o wszelkich ważnych terminach i akcjach do wykonania z nimi związanymi. Dzięki takiej opcji nie musi obawiać się, że np. nie zapłaci podatku w obowiązującym terminie.

System Comarch DMS jest wyposażony w mechanizmy, które pozwalają na zautomatyzowanie pewnych procesów biznesowych i czynności. Aby oszczędzić czas niezbędny na wprowadzanie wartości do poszczególnych pól na dokumentach możliwe jest wskazanie reguł, według których system sam będzie wprowadzał odpowiednie wartości. Automatyzacja w systemie DMS to nie tylko automatyczne wypełnianie dokumentów, ale również automatyczne procesowanie dokumentu przez kolejne etapy zdefiniowanego obiegu. Dzięki możliwości automatycznego przekazania dokumentów użytkownicy mogą ominąć wąskie gardła występujące w procesach (np. długa realizacja przez pracowników) i wykorzystać zaoszczędzony czas na realizację innych, kluczowych dla firmy procesów biznesowych.

W trakcie automatycznego procesowania Comarch DMS będzie weryfikował zdefiniowane reguły i przetwarzał dokument przez odpowiednie etapy pozostawiając możliwość ręcznej akceptacji jeżeli będzie to niezbędnym krokiem.

Oczywistym uzupełnieniem zagadnień związanych z automatyzacją i robotyzacją procesów jest wykorzystanie usługi Comarch OCR, która eliminuje udział człowieka w procesie wprowadzania faktur. System sam pobiera skany faktur, przetwarza zawarte w nich dane i przekazuje gotowe dokumenty do dalszego procesowania.

Administratorzy danych nie od dziś borykają się z koniecznością uproszczenia i automatyzacji procesów odpowiedzialnych za zapewnianie bezpieczeństwa i ciągłości pracy, które są kluczowym elementem prowadzenia firmy, ale nie przynoszą wymiernych korzyści dla rozwoju biznesu.

Usługa Comarch IBARD wyposażona jest w intuicyjny i elastyczny kreator harmonogramu backupu, który pozwala na nieskończoną ilość konfiguracji zadań backupu. Raz skonfigurowane zadanie wykonuje się automatycznie, bez zaangażowania i ingerencji użytkownika. Dzięki temu proces backupu jest zautomatyzowany, pracownicy nie muszą pamiętać o ciągłym monitorowaniu wykonywania kopii zapasowych i mogą wykorzystać swój czas bardziej efektywnie.

Wszystkie rozwiązania, choćby mocno innowacyjne i zrobotyzowane, potrzebują też wsparcia od strony danych jakie przetwarzają. Narzędzie Business Intelligence wraz z BI Point pomagają podejmować trafne decyzje biznesowe w oparciu o dane z systemów Comarch ERP. Użytkownik ma zawsze pewność, że dane są aktualne i podane w takiej formie, jaką on sam sobie zażyczył. Dodatkowo, moduł nie tylko automatycznie wysyła zestawienia i raporty w określonych ramach czasowych, ale także ma możliwość reagowania na wszelkie anomalie wysyłając alerty do użytkownika jeśli coś takiego się zdarzy.