e – Faktura dla wszystkich podatników VAT
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową. Służy do wystawiania i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Obecnie jest dobrowolny, ale wkrótce ma stać się obowiązkowy. Przejście na obligatoryjne e-fakturowanie to ogromne przedsięwzięcie w firmie dlatego warto przygotować się na obowiązek korzystania z systemu.
Zgoda na derogację i obligatoryjne e-faktury
VAT jest podatkiem zharmonizowanym, co oznacza, że państwa członkowskie kształtują politykę podatkową w tym obszarze poruszając się w ograniczonych prawnie ramach. Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w centralnym systemie faktur nie jest elementem unijnego systemu VAT, a jego wdrożenie wymaga skorzystania ze szczególnej procedury. Zgodnie z art. 395 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej[1], Stanowiąc jednomyślnie na wniosek Komisji, Rada może upoważnić każde państwo członkowskie do wprowadzenia szczególnych środków stanowiących odstępstwo od przepisów niniejszej dyrektywy w celu upraszczania poboru VAT lub zapobiegania niektórym formom uchylania się od opodatkowania lub unikania opodatkowania.
Środki zmierzające do uproszczenia procedury poboru VAT nie mogą wpływać, chyba że w nieznacznym stopniu, na ogólną kwotę wpływów z podatków państwa członkowskiego pobieranych na etapie ostatecznej konsumpcji.
Polska złożyła wniosek do Komisji Europejskiej o odstępstwo na podstawie art. 395 Dyrektywy 2006/112/WE w celu upoważnienia jej do wdrożenia obowiązku wystawiania faktur elektronicznych przetwarzanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w odniesieniu do wszystkich transakcji, które wymagają wystawienia faktury zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi VAT. Pismem z dnia 8 lutego 2022 r. zakres szczególnego środka ograniczono do podatników mających siedzibę na terytorium Polski. Wnioskiem z 30 marca 2022 r., sygn. 2022/0091 (NLE) Komisja zwróciła się do Rady o wydanie decyzji wykonawczej. Wniosek obejmuje okres od dnia 1 kwietnia 2023 r. do dnia 31 marca 2026 r.
W projekcie decyzji wskazano, że cyt. „zapewnione będą bezpłatne narzędzia służące spełnieniu wymogu obowiązkowego fakturowania elektronicznego oraz przeprowadzona zostanie szeroko zakrojona kampania informacyjna mająca na celu zapoznanie podatników z nowymi przepisami dotyczącymi VAT w zakresie obowiązkowego fakturowania elektronicznego”.
Kto będzie korzystał z KSeF
Z KSeF będą korzystać zarówno podatnicy VAT czynni, jak i podatnicy VAT zwolnieni. Generalnie system będzie dedykowany dla wszystkich podmiotów zobowiązanych i uprawnionych do wystawiania faktur. Co ciekawe, upoważnić do odbioru faktury, tj. autoryzować, będzie można także osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, niebędącą podatnikiem VAT, lecz będącą nabywcą towaru lub usługi, których sprzedaż udokumentowano fakturą.
Jakie faktury będzie można wystawić w KSeF
KSeF obejmie wszystkie faktury dokumentujące transakcje krajowe, w tym te wystawiane w ramach tzw. samofakturowania (nabywca wystawia faktury w imieniu sprzedawcy), które zawierają dane wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług[1]. W ramach KSeF trzeba będzie wystawiać również faktury wystawiane w obrocie transgranicznym, np. WDT, WDT nowych środków transportu na rzecz podmiotów innych niż podatnicy, eksport towarów, eksport usług, z tym zastrzeżeniem, że fakturę taką odbiorcy zagranicznemu należy dostarczyć w uzgodnionej formie (np. w formie PDF), gdyż podmioty zagraniczne z oczywistych względów nie będą uczestnikami polskiego KSeF.
KSeF obejmie także:
1) faktury wystawiane np. na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
2) faktury uproszczone, z wyjątkiem tych wystawianych przez kasę fiskalną (paragon z NIP),
3) faktury VAT marża, a także
4) wszystkie faktury korygujące.
Nie będzie można przez KSeF anulować faktur, wystawiać faktur VAT-RR, not księgowych, rachunków pro forma i innych dokumentów niebędących fakturą w rozumieniu przepisów o VAT, tj. niezawierających danych m.in. wskazanych w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT lub innych danych wymaganych dla faktury. Podkreślenia jednak wymaga, że powyższe wynika jedynie z informacji i komunikatów udzielanych przez Ministerstwo Finansów, gdyż wciąż nie opublikowano jeszcze projektów ustawy zmieniającej ustawy podatkowe (przede wszystkim ustawę o VAT) w zakresie wdrożenia KSeF.
Czy to już najwyższy czas, żeby rozpocząć wdrożenia w firmie?
Przejście na obligatoryjne e-fakturowanie to ogromne przedsięwzięcie w firmie, wymagające skoordynowanej pracy zespołów księgowych, IT, doradców podatkowych, a także tych odpowiedzialnych za sprzedaż i zakupy. W dużym przedsiębiorstwie nie należy zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę, a prace wdrożeniowe i etap testowania powinny być jak najszybciej rozpoczęte. Sytuację ułatwia fakt, że już dzisiaj obowiązują przepisy o fakultatywnym korzystaniu z KSeF, z czym wiążą się pewne preferencje podatkowe, np. przyspieszony 40-dniowy zwrot VAT, czy ułatwienia w zakresie archiwizowania dokumentów.